«… И самое главное – автоматизированный учет – это не программа. Мы регулярно в своей практике сталкиваемся с тем, что не только программы, купленные на рынке за 100 рублей, но и очень серьезные, дорогие коробочные программные продукты оказываются на полке в шкафу рядом с бухгалтерскими папками, а учет как велся, так и ведется вручную.»
Автоматизация учета «изнутри»
В век повальной компьютеризации с вопросами автоматизации учета все чаще сталкивается любое предприятие. Сейчас уже трудно встретить руководителей или бухгалтеров, которые, если не используют учетные системы, то хотя бы слышали о преимуществах, которые открывают перед ними учетные системы.
В этой статье я хотел бы показать процесс автоматизации учета на предприятии «изнутри», раскрыть некоторые профессиональные секреты и самое главное – указать на распространенные ошибки, а также показать, насколько много преимуществ дает автоматизированный учет.
Сначала определимся с терминологией. Начнем с того, что такое учет и почему его роль так важна для предприятия.
Обычно люди сравнивают внутреннее устройство предприятий с анатомией человека, где мозг – это руководство, руки и ноги – это рабочие и служащие, вены и кровеносные сосуды – денежные потоки, а учет – это нервная система. Мне кажется, что это очень удачное сравнение, потому что именно нервная (учетная) система сообщает мозгу (руководству) о происходящих внутри организма (предприятия) и во внешней среде изменениях, что дает возможность принять решение. И как человек отдергивает руку, дотронувшись до горячего, чтобы избежать ожога, так и руководство предприятия может, опираясь на данные учетных систем, среагировать на снижение продаж и изменить ассортимент или провести рекламную компанию.
Теперь определимся с тем, что такое «автоматизация учета». Любой учет строится на документах. Документы в данном случае – это не просто бумага, а зафиксированная информация о произошедших на предприятии процессах. И естественно, чем больше документов у нас накапливается, тем сложнее их обработать.
Основной задачей автоматизации учета является избавление пользователей от рутинной обработки учетной информации. Здесь кроется одно из самых распространенных заблуждений: автоматизация учета сама по себе прибыли не приносит и даже издержки редко снижает. Учетная система гораздо качественнее и быстрее снабжает руководителя информацией, а он получает временную фору для обдумывания и проработки решения, что является сильным конкурентным преимуществом. Кроме того, руководители многих крупных и даже средних предприятий знают, насколько сильно искажается информация, пока пройдет все этапы обработки.
Правильно отстроенная учетная система позволяет одним нажатием кнопки увидеть и общую картину по всему предприятию и расшифровать ее по каждому пункту вплоть до отдельного документа. Кроме того, автоматизация учета избавляет бухгалтеров и менеджеров от тупой и монотонной работы, что существенно повышает качество работы. Можно еще долго перечислять преимущества автоматизации, но я в качестве заключения приведу слова одного из наших клиентов, которому мы разработали систему комплексной автоматизации: «Разница между ручным учетом и автоматизированным такая же, как между способами передвижения: ходить или ездить? На машине быстрее, удобнее и самое главное – даже не представляешь, как ты раньше без этого обходился».
И наконец, убедившись в необходимости, приступим к самой автоматизации учета. Первое, на что стоит обратить внимание, – это то, что автоматизировать у предприятия можно лишь ту функцию, которая у него существует и не стоит подменять процесс построения учета автоматизацией. Например, очень многие предприятия уже сталкивались с автоматизацией бухгалтерского учета, так как по законодательству практически все предприятия ОБЯЗАНЫ вести бухучет, и его автоматизация хотя и бывает достаточно сложной, но не вызывает кардинальных проблем. Однако в последнее время стали все большее распространение получать программы автоматизации управленческого учета и системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), и с их внедрением очень многие предприятия, если не потерпели полное фиаско, то во всяком случае намучились, потому что хорошо поставленные управленческий учет и система взаимоотношений с клиентами в России все еще большая редкость.
Второе и самое главное – автоматизированный учет – это не программа. Мы регулярно в своей практике сталкиваемся с тем, что не только программы, купленные на рынке за 100 рублей, но и очень серьезные, дорогие коробочные программные продукты оказываются на полке в шкафу рядом с бухгалтерскими папками, а учет как велся, так и ведется вручную. Для того чтобы учет на самом деле стал автоматизированным, программа должна стать частью предприятия. А для этого необходимо выполнение двух условий:
- Соответствие программы происходящим на предприятии процессам. Электронные документы (формы для занесения данных) должны соответствовать документам предприятия и содержать информацию необходимую “на выходе” для анализа. Например, невозможно получить данные о самом продаваемом товаре из системы, в которой отражается лишь суммы выручки полученной от продавцов.
- Знание пользователями технологических инструкций по ведению учета (чтобы система наполнялась КОРРЕКТНЫМИ данными, пользователи должны знать, как их туда заносить). Ни одна даже самая гениальная система не может сама вносить информацию с документов, хотя стоит оговориться, что сканеры штрих-кодов – пока максимально доступное приближение к этому, когда достаточно лишь поднести товар к сканеру, для того чтобы система оформила документы о продаже и сама пробила чек. Именно поэтому мы обычно используем термин «система учета», а не «программа».
Процесс превращения программы в автоматизированную систему учета можно называть по-разному: внедрение, обучение, подстройка программы. Его могут делать и свои программисты, и сторонние консультанты, но руководитель должен понимать, что результат от автоматизации всегда определяется тем, насколько качественно этот процесс прошел.