Что такое гибридный формат работы и кому он подойдет
Понятия «гибридный график» в законодательстве нет, это разговорный термин. В трудовом кодексе его называют «комбинированным режимом работы». Гибридный график работы предполагает, что сотрудник работает дистанционно, а офис посещает только в определенные дни по договоренности с работодателем. То есть чередует удаленку и работу на стационарном рабочем месте.
Варианты гибридной модели:
- Бизнес сам решает, в какие дни задачи выполняются из дома, а в какие — из офиса. Например, ИТ-компания «Х» решила, что в офис нужно приходить в понедельник, вторник и четверг. Поэтому программист Валентин два дня в неделю работает из дома и три дня — из офиса.
- Работодатель устанавливает минимальное число дней в месяц, которые нужно проводить в офисе. Например, компания «Y» обязала сотрудников приходить в офис пять дней в месяц. Аналитик Вадим три недели работает из дома, а последнюю неделю месяца — из офиса.
Бывает так, что для каждого работника составляется персональный график, который зависит от должности, нагрузки и выполняемых обязанностей. Например, руководитель маркетингового отдела приходит в офис три раза в неделю — в понедельник, среду и пятницу. А его зам работает из офиса два раза в неделю: один день на неделе плавающий и один обязательный — по пятницам встречается вся команда.
Плюсы и минусы гибридного графика. Для работодателей в гибридном формате работы есть как преимущества, так и недостатки.
Минусы
- Дополнительная нагрузка на кадровый отдел. Нужно составлять программы адаптации для сотрудников, перестраивать внутренние процессы и подходы к оценке эффективности.
- Выше риск утечки информации, если сотрудник работает на личном компьютере, на котором не установлено защитное программное обеспечение.
- Выше риск, что у некоторых сотрудников случится выгорание, так как им будет сложно найти баланс между работой и домом.
- Могут вырасти расходы на компьютерную технику, программы, цифровую безопасность.
Плюсы:
- повышается лояльность сотрудников, и снижается текучка;
- при грамотном планировании работы продуктивность сотрудника увеличивается;
- снижаются расходы на офис;
- коммунальные услуги и хозяйственное обеспечение.
Как принять нового сотрудника на гибридный режим работы
Если бизнес принимает сотрудника с уникальным гибридным графиком, то в трудовом договоре обязательно нужно описать следующие моменты:
- Гибридный формат работы. Периоды удаленной работы и офисной работы указывают в днях и часах, а также порядок их чередования. Не важно, что будет преобладать в общем объеме рабочего времени — период дистанционной или офисной работы. Этот баланс на усмотрение работодателя.
- Контроль и учет рабочего времени. Например, сотрудник обязан регулярно отчитываться о проделанной работе, в отчетах указывать отработанное время. Или же сотрудник обязан с началом рабочего дня запускать программу, которая будет вести учет времени и отслеживать активность в течение рабочего дня.
- Компенсация за использование личных ресурсов и оборудования. Это может быть компенсация за интернет, электроэнергию, телефонную связь или амортизацию компьютера. Следует подробно описать сроки такого возмещения и порядок начисления.
- Порядок обеспечения рабочей техникой. Если у сотрудника нет своего компьютера, работодатель должен предоставить ему технику. Указывают сроки выдачи оборудования, порядок выдачи и возврата в случае увольнения.
Трудовой договор с комбинированным режимом работы
Договор составляют ООО и ИП при найме сотрудника в штат на гибридный формат работы: частично в офисе, частично удаленно. В документе прописывают в днях и часах периоды удаленной и офисной работы, а также порядок их чередования. Если график работы нового сотрудника не уникальный, например так трудятся все коллеги в аналогичной должности, условие о гибридном графике прописывают в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и ссылаются на правила из трудового договора.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила утверждают перед наймом сотрудников. Документ регулирует отношения между работником и работодателем: например, устанавливает порядок приема и увольнения работников, определяет права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, меры поощрения и взыскания.
Как изменить режим рабочего времени сотрудника
Перевести действующего сотрудника на гибридный формат работы можно только по соглашению сторон. Если сотрудник согласен на гибрид, нужно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о переводе сотрудника на комбинированный режим работы.
Если сотрудник не согласен, изменить график можно в одностороннем порядке, но только если это связано с корректировкой организационных или технологических условий труда. Например, работодатель переводит весь бизнес на гибридный режим работы или только некоторые должности. Тогда компания-работодатель должна письменно уведомить сотрудника об изменении графика минимум за два месяца. Для ИП такого срока нет, он может назначить произвольный, например две недели. Если сотрудник откажется от работы в новых условиях, работодатель должен предложить ему другую должность, подходящую по квалификации и здоровью. Но если подходящих вакансий нет, работника можно уволить за отказ от продолжения работы и выплатить компенсацию за неиспользованные дни отпуска и выходное пособие — средний заработок за две недели.
Есть исключение, когда при переводе работника на гибридный формат работы не нужно заключать допсоглашение, а значит, не нужно получать согласие работника. Это чрезвычайные ситуации: пожар, наводнение, землетрясение, авария, несчастный случай на производстве.
Допустим, несколько кабинетов офиса затопило, и работодатель временно переводит сотрудников на гибридный график. Благодаря этому они могут приходить в офис по очереди и работать в сухих помещениях, пока остальные кабинеты не просохнут. Тогда перевод оформляют локальным нормативным актом работодателя.
Как организовать эффективную работу при гибридной модели
Работодатель должен убедиться, что у него есть нужные технологии и инструменты, чтобы сотрудники работали из дома так же продуктивно, как и в офисе. Ключевые моменты следующие.
Составить гибкий график. Чтобы сотрудники не приходили на работу хаотично, в компании должен быть график. Каждый отдел может составить свой.
Продумать инструменты для общения. Они нужны, чтобы сотрудникам было проще взаимодействовать и гибридный формат не снизил эффективность работы. Два примера, что можно сделать:
- организовать единое пространство для внутренних коммуникаций. Например, оформить сайт, где будет вся информация для сотрудников: новости, объявления, пресс-релизы, поздравления, полезная информация;
- создать регламенты для онлайн-общения — обязательные правила, которых придерживаются все сотрудники. Например, отвечать на электронные письма в течение рабочего дня, сохранять историю переписки, а в мессенджере не оставлять голосовых сообщений.
Проводить корпоративы, тимбилдинги или деловые игры. Корпоратив в офлайн-формате можно проводить один-два раза в год, чтобы отпраздновать важное событие, например день рождения компании или Новый год. Для остальных ситуаций вполне подойдет онлайн-корпоратив. Его можно организовать в минимальные сроки, и он стоит гораздо дешевле, чем офлайн-встреча. Чтобы объединить людей в команду, познакомить друг с другом, решить внутренний конфликт в коллективе, подойдет тимбилдинг. Если же нужно прокачать навыки командной работы и подготовиться к нестандартным рабочим ситуациям, в этом помогут деловые игры. Это вид обучения, при котором участников погружают в бизнес-ситуации.
Автоматизировать процессы. Документооборот лучше вести через сервисы электронного кадрового документооборота — ЭКД, чтобы не тратить время на сбор бумаг. Ставить задачи и следить за их выполнением проще всего в системе управления задачами — таск-менеджере. Деловую переписку лучше вести в едином мессенджере, например в Телеграме.
Организовать переходящие рабочие места. Если сотрудник бывает на работе время от времени, ему не нужно постоянное рабочее место. Зато нужен шкафчик для личных вещей и возможность забронировать себе свободный стол перед визитом. Для гибридных сотрудников можно ввести правило: перед уходом убрать рабочее место, вещи убрать в шкафчик.
Обеспечить техникой. Идеально, если гибридные сотрудники будут работать на ноутбуках работодателя, где установлены антивирусы и другая защита. Но часто сотрудники предпочитают работать на своей технике, пользоваться своими наушниками. Тогда в офисе должен быть технический резерв на случай, если своя техника сломается. Можно помочь сотруднику обустроить рабочее место дома, например компенсировать расходы на покупку удобного кресла, частично оплатить электричество, интернет, канцелярию.
Главное
- Гибридный график предполагает, что работник чередует работу в офисе и работу дома. График такой работы составляется по договоренности с руководителем.
- Когда берут на работу нового сотрудника с уникальным графиком работы, условия о гибридном режиме прописывают в трудовом договоре. Если график сотрудника не уникален, условия работы прописывают в ПВТР и ссылаются на них из трудового договора.
- Изменить режим работы у действующего сотрудника и перевести на гибридный формат можно по соглашению сторон, через изменение условий труда или в случае форс-мажора.
Антон Дыбов, Мария Бедрина, Т-Бизнес секреты,
https://secrets.tbank.ru/biznes-s-nulya/gibridny-grafik-raboty/
Обязанности руководителя перед удаленщиками
У работодателя такие же обязанности перед удаленными сотрудниками, как если бы они работали в офисе. Посмотрим на ключевые из них.
Не снижать зарплату. Платить сотруднику надо столько же, как если бы он ходил офис. И если сотрудники на одной и той же должности выполняют одинаковые задачи и у них одинаковая квалификация, зарплаты должны совпадать.
Если сотрудник решит переехать в Нью-Йорк, нельзя ему платить больше, чем коллеге в России, только на основании того, что жизнь там дороже. За нарушение этого правила можно получить штраф: для ИП и МП от 1000 до 5000 рублей, для средних и крупных компаний — от 30000 до 50000 рублей.
Предоставить оборудование, технику и программы для работы. В законе нет конкретного перечня, чем надо обеспечить сотрудника. Здесь действует принцип: необходимо обеспечить всем, что нужно для работы. Например, дизайнеру нужен компьютер, два монитора, планшет для рисования, Figma и Adobe Photoshop, а юристу — компьютер и подписка на правовую базу.
Сотрудник может пользоваться и своим оборудованием, но тогда ему нужно компенсировать расходы. О порядке компенсации можно договариваться. Например, платить компенсацию за амортизацию с учетом рабочих часов или платить фиксированную сумму. Также в случае поломки ремонт может быть за счет работодателя.
Исполнителей на ГПХ это правило не касается — заказчик по умолчанию не должен их обеспечивать оборудованием и рабочим местом. Но может взять на себя такую обязанность, прописав это в договоре.
Обеспечить безопасность условий труда должен работодатель. Обязанностей по охране труда с удаленными сотрудниками меньше, чем с офисными. Вот что надо делать:
- Провести инструктаж по работе с оборудованием работодателя. Например, рассказать видеооператору, как пользоваться рабочей камерой. Если сотрудник использует свою технику, проводить инструктаж не нужно.
- Расследовать несчастные случаи. Если предоставленный компьютер загорелся и сотрудник обжегся или сотрудник сломал ногу в рабочее время, нужно собрать комиссию и выяснить причины происшествия. Если несчастный случай окажется страховым, сотрудник сможет получить компенсацию из СФР.
- Расследование профзаболевания. Допустим, программисту поставили диагноз «Прогрессирующая близорукость от повышенного напряжения зрения». Такой диагноз есть в списке профессиональных диагнозов — работодатель обязан провести расследование: заработал ли сотрудник диагноз из-за работы или по своей вине. Если подтвердится, что болезнь связана с работой, сотрудник может получить компенсацию из СФР.
Маргарет Дьяченко, Сергей Скрябин, Т-Бизнес секреты,
https://secrets.tbank.ru/biznes-s-nulya/udalennye-sotrudniki/
Беляева Светлана Витальевна
Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь