Техника проведения совещаний
Сегодня все документы мы готовим на компьютерах. Лишь в самых диких местах, на абсолютном безденежье, продолжают оглашать окрестности своим стуком пишущие машинки.
Следующий этап – документы надо представить людям. В дело вступают проверенные носители информации и способы ее представления – все печатается на бумаге, размножается и вручается: трудоемко и неэкономично. Возникает законный вопрос, существуют ли какие-то новые способы представления информации, способные сэкономить время и материальные ресурсы. Конечно, в ряде случаев многие документы просто необходимо фиксировать на бумаге – договоры, например. Часто невозможно обойтись без бумажного тиражирования, ведь компьютер не у всех и не всегда оказывается под рукой. Однако бывают и ситуации, в которых печатное представление информации совершенно не оправдано. Возьмем, к примеру, семинар или презентацию. Ваша фирма, желая познакомить своих партнеров и потенциальных клиентов с новой продукцией, подходами к ее сбыту и прочими достижениями, собирает на мероприятие сотню-другую человек. Подготовлены доклады, красочно оформленные проспекты, описания и т. п. Эта информация должна быть не просто услышана, она должна остаться у всех собравшихся.
В дело вступает ксерокс – не изделие всемирно знаменитой фирмы, а просто один из «бойцов множительного фронта», к тому же изрядно потрепанный в предыдущих «схватках» с бумагой. В результате вы раздаете приглашенным не тот красивый многоцветный документ с фотографиями, диаграммами и графиками, а полуслепые черно-белые копии, на которых иллюстрации настолько плохо просматриваются, что неплохо было бы все то же продублировать словами.
Предложения, что можно, мол, прибегнуть к услугам полиграфии, распечатать нужное количество информационных наборов на высококачественном цветном принтере и т. п., не принимаются, поскольку «влетит» это в такую «копеечку», что ваша фирма будет помнить о прошедшем мероприятии куда дольше, чем те, ради кого оно проводилось.
Между тем в цивилизованном мире давно найдено решение проблемы. Надо воспользоваться электронными способами отображения информации. Чтобы докладчик не пытался проиллюстрировать наиболее интересные моменты на пальцах и не ссылался ежеминутно на то, что «это есть в розданных вам материалах», следует подготовить электронную презентацию. Как это делается, сейчас затрагивать не будем. Просто имейте в виду, что на руках у каждого выступающего имеется пачка файлов с цветными картинками, где и фотографии, и диаграммы, и самые важные мысли из того, что он будет говорить.
Приглашенным все это можно выдать на дисках. Надо думать, что, раз вы их собрали, значит, они далеко не такие нищие, чтобы не иметь компьютера. Если мероприятие отличается размахом и объемом выступлений, можно даже закатать материалы на CD-ROM, который все возьмут и будут просматривать с великой охотой. Сгодятся и просто дискеты.
И вот, выступая с докладом, ваши люди демонстрируют все на экране. Слушатели не отвлекаются от рассказа, не лезут в бумажки, упуская нить происходящего, не шуршат страницами, в конце концов, и не мешают окружающим. Для того, чтобы создать такую благостную картину массового внимания к вашей продукции, и выпускаются мультимедийные проекторы. Причем сфера их применения далеко не ограничивается презентациями. Они прекрасно работают на выставках и шоу, успешно используются во время лекций в учебных заведениях.
Любая электронная презентационная система состоит из трех составляющих – источник света, матрица для переноса изображения и оптика. В наборе проектор – ЖК-панель, роль источника света и оптики выполняют соответствующие части проектора, а роль матрицы – ЖК-панель. Преимущество такого набора – многофункциональность. Вы можете работать как с компьютером или видеомагнитофоном, так и с обычными пленками. При желании – совмещайте эти два источника изображения даже в ходе одной презентации. Это особенно важно, когда сообщения делают несколько докладчиков, так как каждый из них может выбрать наиболее удобный для себя метод презентации. Однако за многофункциональность приходится платить меньшей яркостью изображения. В мультимедийном проекторе все три составляющие электронной презентационной системы собраны в одном корпусе. С одной стороны, это не позволяет работать с пленками, с другой – позволяет достичь большей яркости и контрастности изображения, лучшего распределения света и более широкого разнообразия презентационных функций. Кроме того, малые размеры мультимедийного проектора делают его удобным средством для выездных презентаций. Таким образом, нельзя сказать, что один вид презентационных систем лучше или хуже другого.
Так каким же визуальным средством воспользоваться? Выбор зависит от типа и цели мероприятия, от ведущего, от числа участников, размеров и особенностей помещения. Он определяется также в большой степени личными предпочтениями. Но помните, по результатам независимых научных исследований, проведенных специалистами Уортоновского центра при университете штата Пенсильвания (США) под названием «Влияние использования визуальных средств на ход профессиональных совещаний», ученые сделали следующие выводы.
При правильном подходе к выбору визуальных средств
- совещания становятся короче,
- групповые решения принимаются быстрее,
- выступления воспринимаются как более профессиональные, лучше подготовленные,
- тема, обсуждаемая участниками, воспринимается глубже,
- участники меньше времени теряют на обсуждение тем, не входящих в повестку дня,
- больше совещаний проводится на качественном уровне,
- выступления, опиравшиеся на визуальные средства (проекторы) оказались на 43% более убедительными, чем обычные сообщения,
- использование цвета при подготовке визуальных средств существенно повышает их убедительность по сравнению с черно-белыми.
Соболев Д.Н.
Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь