От ручного управления – к автоматизированному
«Здравствуйте! Нам нужна «1С:Бухгалтерия», – такое начало телефонных звонков – это львиная доля всех обращений, когда клиент задумывается об автоматизации своего учета и приходит к необходимости «1С:Франчайзинга». Безусловно, данный стереотип сложился небезосновательно, ведь первая программа фирмы «1С» была действительно разработана для бухгалтерского учета и продолжает совершенствоваться уже почти 30 лет.
Помимо этого, зачастую инициатором автоматизации становится финансовая служба, которая без компьютера сейчас практически не способна своевременно подготовить необходимую отчетность. Тем более что в скором будущем в госорганы она будет приниматься только в электронной форме.
Очень важно во время первого знакомства понять, кто именно является заказчиком внедрения учетной программы. Если бухгалтерия, то тут вопросов нет. Если коммерческая служба, то вряд ли бухгалтерская программа упростит ее задачи. Для них необходимы решения, которые направлены именно на автоматизацию оперативного учета и коммерческой отчетности, а также на возможность сопоставить планы с фактическими результатами.
Такой случай у нас произошел с компанией «Мастер ПАК» – одним из лидеров ДВ региона в сфере производства упаковки, когда в 2015 году они обратились к нам с целью приобретения бухгалтерской программы.
При первичной обработке запроса мы выяснили, что программа нужна действительно бухгалтерии, внедрение заказчик планировал провести самостоятельно. Через пару месяцев компания приобрела еще несколько пользовательских лицензий для автоматизации дополнительных рабочих мест. Мы были рады, что у клиента дела идут хорошо и программа ему помогает в его деятельности, пока нам не позвонила генеральный директор Паутова Наталья Вадимовна и… В общем, рано мы радовались! У руководителя возникла куча вопросов по программе:
- Как оперативно разместить заказы поставщикам?
- Как привязать менеджера к клиенту и к конкретному заказу?
- Как посчитать сдельную зарплату по оплаченным отгрузкам быстрее, чем за 2 дня?
- Как увидеть просроченную дебиторскую задолженность?
- Где деньги, которые, согласно расчетной прибыли, должны быть?
И еще множество вопросов, которые к бухгалтерскому учету никакого отношения не имеют, и, соответственно «1С:Бухгалтерия» не даст на них ответы. Зато существуют актуальные решения на платформе «1С», которые позволяют справляться и с более серьезными задачами.
Изучив новые потребности клиента, мы выяснили, что производство у них позаказное, сам производитель в другом городе, штат небольшой – до 10 человек (клиент-менеджеры, дизайнеры, водитель, бухгалтерия). Мы предложили достаточно новое на тот момент решение «1С:Управление», которое позволяло достаточно быстро связать всю компанию в единую информационную систему: менеджеры будут оформлять заказы клиентам в программе с учетом всех характеристик упаковки, смогут сразу же сами отправлять счета на оплату клиентам по электронной почте с факсимиле, на основании заказов мгновенно формировать и отправлять заказы поставщикам.
Мы адаптировали типовую форму под специфику компании «Мастер ПАК»: добавили для отражения поля «материал этикетки», «диаметр катушки», «тип намотки», «количество этикеток в рулоне» и пр. В общем, все, что нужно для быстрого оформления заказа. На основании введенных данных менеджеру оставалось только распечатать уже автоматически заполненный бланк договора с данными клиента, которые также по ИНН подтянулись с налогового ресурса, и на финише скорость оформления увеличилась минимум в 10 раз. А быстрота продажи – это тоже составляющая качества предоставления услуги.
Т.к. все оформляемые сделки в программе стали персонифицированными, руководству не составило труда в конце месяца увидеть результативность каждого менеджера. Зарплата была посчитана вовремя, руководитель затратил на это не более 1 часа.
Работа с отсрочками также стала значительно более гибкой и системной. Программа позволяет задавать в договоре срок отсрочки по оплате и оперативно выводить отчет, в котором видны текущая задолженность и просроченная. Причем отчет выводится в группировке по ответственным за сделки, что позволяет контролировать работу менеджера с клиентом.
В итоге руководство компании наконец-то увидело, сколько они производят для рынка и где деньги. Программа показала, что финансы размещены в дебиторской задолженности, в предоплатах поставщикам, в запасах и на прочих счетах. У директора появился качественный инструмент для дальнейшего развития компании в части планирования, мотивации и контроля.
На текущий момент компания запустила собственное производство пластиковой упаковки и банок. Все процессы от заказа до выпуска продукции также отражены в программе «1С», что позволяет ясно увидеть себестоимость продукции и назначить за нее справедливую цену.
Если вам необходимо красиво упаковать свою серийную продукцию, обращайтесь в компанию «Мастер ПАК» по телефону 8 (423) 250-01-39. Сайт компании www.masterpak-dv.ru.
Нагаслаев Сергей Петрович
Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь