«Облачный» электронный документооборот

Документооборот существует в любой организации: от самой элементарной формы между бухгалтером и директором в бумажном виде до сложной цепочки параллельных и последовательных действий в рамках работ с электронным документом.

Рано или поздно любая коммерческая организация или государственное учреждение сталкивается с необходимостью автоматизировать процессы документооборота внутри своей структуры. Для относительно крупной компании ведение документооборота является непростой задачей: содержать все дела в порядке действительно непросто, особенно при большом количестве документов. Навести порядок в системе документов организации, сделать работу с документами четкой и эффективной поможет система электронного документооборота.

Уже несколько лет в России идет постепенный процесс перехода от бумажного документооборота к электронному. Всё больше предприятий и учреждений отдают предпочтение в пользу систем электронного документооборота (СЭД) и перестают использовать традиционный способ работы с документами.

Но даже если вы уже приняли решение использовать систему электронного документооборота в своей работе, то перед вами встанет необходимость выбора как между несколькими конкретными СЭД, так и между технологиями, посредством которых эти СЭД реализованы. Можно выбрать привычный вариант в серверном исполнении и устанавливать на каждом рабочем месте клиентскую часть СЭД, нести большие затраты как на приобретение СЭД, так и на обслуживание большого количества пользовательских компьютеров. Но можно пойти и другим путем. Сегодня на рынке существуют СЭД, позволяющие работать посредством облачных технологий.

Облачные технологии – это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются интернет-пользователю как онлайн-сервис. Слово «облако» здесь присутствует как метафора, олицетворяющая сложную инфраструктуру, скрывающую за собой все технические детали. Подразумевается, что пользоваться сервисом можно через Интернет с обычного компьютера, не устанавливая никакого дополнительного программного обеспечения. Вы просто заходите на специальный сайт, где можете выполнять любые привычные действия c документами: создавать, редактировать, направлять на согласование, согласовывать и подписывать документы своей электронной подписью. Это по-настоящему удобно, ведь получить доступ к рабочим документам можно в любой момент независимо от вашего местоположения.

Основное преимущество облачных технологий – их дешевизна. Применительно к СЭД:

• вам не потребуется содержать техническую инфраструктуру, необходимую для её функционирования, например, приобретать дорогостоящее серверное оборудование и лицензионное программное обеспечение для работы с базами данных;
• не потребуется дальнейшее сопровождение системы – все расходы будет нести организация, предоставляющая облачный сервис. Также нет необходимости обслуживать рабочие места пользователей системы, т.к. никакого дополнительного программного обеспечения не устанавливается;
• и самое главное: не требуется приобретать СЭД целиком – каждый месяц вы платите небольшой фиксированный лицензионный платеж за использование системы, исходя из фактического количества пользователей.
• Деловая сеть предлагает своим пользователям оформить подключение к СЭД «Практика», уже успевшей стать популярной в Приморском крае.

Внедрение системы «Практика» позволяет:

• полностью автоматизировать процесс прохождения документов внутри организации: от проекта документа до его списания в архив, обеспечить быструю регистрацию входящих и исходящих документов;
• сэкономить большие средства за счет перевода документов в электронный вид;
• ускорить процесс согласования документов между подразделениями вашей организации;
• эффективнее управлять подчиненными, выдавая им поручения в электронном виде и контролируя процесс их исполнения;
• полностью контролировать бизнес-процессы, оперативно формируя аналитические отчеты.

Помимо этих возможностей, «Практика» обладает всеми преимуществами, характерными для систем электронного документооборота:

• хранение и систематизация любых документов по видам или направлениям (данные с любого носителя переносятся в систему и можно начинать работу);
• регулирование прав доступа (руководитель с легкостью ограничит или расширит права доступа того или иного сотрудника);
• предусмотрено создание шаблонов (сокращается время на выполнение поставленной задачи, облегчается работа с документами).

Благодаря «облачной» реализации, пользователям системы «Практика» доступен так называемый «межсерверный обмен», когда электронный документооборот осуществляется не только внутри организации, но и становится внешним – с любой организацией или ведомством, подключенным к системе. Например, сегодня любая коммерческая организация, государственное учреждение или муниципальное образование может вести обмен документами с сервером СЭД «Практика» Администрации Приморского края.

Подробную информацию о системе «Практика» вы можете узнать на нашем сайте www.atlas-2.ru или по тел.: (423) 262-02-62.

Продолжение следует

Решетников Виталий Викторович

Компания:

ДЕЛОВАЯ СЕТЬ

Должность:

Генеральный директор

Сайт:

мояподпись.рф

Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь