---

Деловая и служебная переписка в защищенном виде

В своих статьях мы продолжаем рассказывать о многочисленных сервисах «Деловой сети». Сегодня более подробно мы остановимся на новой и перспективной услуге – деловой и служебной переписке в защищенном виде.

В своей работе большинство из нас ежедневно пользуются электронной почтой для доставки сообщений или документов до определенных адресатов: клиентов, поставщиков, контролирующих органов или просто своих коллег из другого города или региона. И, как правило, сервисов, предоставляемых почтовыми службами типа mail.ru или корпоративной электронной почтой, бывает достаточно для этих целей. Но все мы рано или поздно сталкиваемся с проблемами, присущими электронной почте:

Во-первых, недоставка сообщения до адресата. Например, вы просто ошиблись в написании адреса. Или ваше письмо было заблокировано спам-фильтром на сервере получателя. Но наиболее часто мы слышим от адресата банальное «не получал вашего письма», и причину этого установить никак не удается.

Во-вторых, обычная электронная почта не решает задачу сохранения конфиденциальности передаваемой информации. На сегодняшний день в сети не редки случаи перехвата электронной корреспонденции. Очень актуальная проблема, если в переписке с партнером вы обсуждаете аспекты заключаемого многотысячного контракта.

В-третьих, массовая рассылка СПАМа (нежелательной корреспонденции) делает работу с электронной почтой не только некомфортной, но и в некоторых случаях невозможной. Вплоть до смены вами своего адреса электронной почты.

Всех этих изъянов лишена защищенная электронная почта в «Деловой сети». Для своих абонентов мы разработали специальный сервис – «Деловая и служебная переписка».

Основным отличием этого сервиса от обычной «электронки» является использование средств криптографии и электронной цифровой подписи (ЭЦП). А также особая роль оператора связи сети конфиденциальной связи в процессе доставки сообщений.

Эти отличия и обеспечивают решение вышеназванных проблем:
• каждому абоненту сети выдается сертификат ЭЦП, которым он подписывает свои сообщения. Этим обеспечивается юридическая значимость передаваемого сообщения;
• в процессе доставки оператор связи выдает отправителю и получателю подтверждения об отправке сообщений. Отправителю также приходят автоматические квитанции о доставке сообщения получателю. Подтверждения и квитанции подписаны ЭЦП участников обмена. Это позволяет достичь юридической значимости уже самого процесса доставки;
• каждое сообщение передается в зашифрованном виде. Шифрование производится сертифицированными ФСБ средствами криптозащиты. Только получатель имеет возможность прочесть предназначенное ему сообщение;
• применение ЭЦП позволяет также исключить вероятность подделки письма кем-то извне. В этом случае на стороне получателя не пройдет проверку ЭЦП отправителя;
• спам исключен в принципе. Использование специального формата электронных адресов и сообщений, обязательность постановки ЭЦП на каждом письме делают это просто невозможным.

Юридическая значимость документов, передаваемых через сервис «Деловая и служебная переписка», означает, что они могут быть использованы вместо соответствующих бумажных документов в суде или при разрешении спорных ситуаций. Это позволяет отказаться от бумажного документооборота с контрагентами и филиалами, переведя его в электронный вид.

Правовой основой для обмена документами в электронном виде является ФЗ от 10.01.2002 г. №1 «Об электронной цифровой подписи». Согласно статье 1 данного ФЗ в электронном виде можно передавать и хранить документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных законодательством случаях. То есть, такие документы, как договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, а также большинство других документов, используемых в повседневной бизнес-практике, могут быть переведены в электронный вид.

Исключение составляют счета-фактуры, их пока в электронном виде выставлять нельзя. 16 июля 2010 г. Госдума в третьем чтении приняла законопроект, разрешающий предприятиям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. 19 июля законопроект одобрил Совет Федерации. Согласно изменениям в п. 1 статьи 169 НК РФ, организации могут обмениваться электронными документами по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.

По поводу применения электронных счетов-фактур Минфин давал разъяснения в своем письме от 7 июля 2009 г. № 03-07-14/63:

Цитата: «Что касается оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур, то согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса, первичными документами не являются, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Кодекса. При этом данной статьей Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей директора и главного бухгалтера не предусмотрена.»

Таким образом, для обмена счетами-фактурами в электронном виде без дублирования на бумаге не хватает только необходимых изменений в законодательстве. Дополнения, уже внесенные в Налоговый кодекс, позволяют надеяться, что процесс внесения этих изменений не затянется и будет завершен уже до конца текущего года.

Электронный обмен счетами-фактурами позволит существенно сократить временные и денежные затраты предприятий, повысить прозрачность процессов в российской экономике.

Мы предлагаем не ждать изменений, а оценить возможности безбумажного защищенного обмена документами в «Деловой сети» уже сегодня. Стоимость услуги «Деловая и служебная переписка» всего 1000 рублей в год. Для подключения достаточно оформить заказ по тарифному плану «Деловой» на сайте www.atlas-2.ru

---

---