---

Автоматизация документооборота

Любая организация отражает процесс осуществления своей деятельности (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия – от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Ведь документ – это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Большую роль играет правильное его использование. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии так же необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много.

Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, т.к. подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.

Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить эти проблемы, а также:

• обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысит оперативность доступа к информации;
• позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект.

Фирма 1С более 20 лет занимается разработкой программ делового назначения. Программный продукт «1С:Документооборот 8» на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2» является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

• ГОСТ Р 6.30-2003,
• ГОСТ Р 51141-98,
• Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
• Требования ГСДОУ,
• Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

---

---