Клуб директоров

20
лет

906
директоров

5886
статей



Менеджмент процесса вместо менеджмента документации

Приближается сертификационная или очередная надзорная проверка системы качества вашей организации. Активность персонала, причастного к такой проверке, возрастает и достигает максимума к приходу группы аудиторов. Но на что же направлена такая активность? Думаю, ответ очевиден: на наведение порядка в документации системы качества.

Автор ни в коем случае не утверждает, что в промежутке между проверками этому не уделялось никакого внимания. Конечно же, уделялось. Но внешние проверки системы качества и люди их проводящие приучили нас к тому, что любая ошибка в процессе управления документами немедленно документируется как несоответствие, подчас значительное. Вот и бегают инженеры по качеству по предприятию, проверяют наличие всех подписей об ознакомлении на местах, наличие учтенных экземпляров в последней редакции, соответствие структуры документа утвержденному образцу и проверяют номенклатуру дел и массу других, не менее полезных аспектов управления документами, которые к тому же характеризуются высокой трудоемкостью.

Ошибиться в рассылке какого-то документа по всем заинтересованным подразделениям достаточно просто. Так же просто и аудитору найти такую ошибку. Гораздо проще, чем выявить несоответствие, реально влияющее на качество процесса или продукции и тем самым помочь предприятию.

Зададимся риторическим вопросом, насколько влияет на качество, насколько опасно для системы менеджмента качества, например, отсутствие подписи об ознакомлении с должностной инструкцией?

Уберите бумажные документы СМК, переведите их в электронный формат, и количество несоответствий упадет вдвое. Сделайте систему управления документами СМК автоматической на основе простого и доступного программного обеспечения, и несоответствий будет еще меньше.

Значит ли это, что система качества, построенная на основе документации в электронном формате, станет эффективнее или, по крайней мере, не менее эффективной, чем была? И вообще, существует ли простое и понятное определение термина "эффективность" применительно к системе качества? По мнению автора, одно из них, близкое и понятное практикам системы, могло бы звучать так:

ЭффективнаЯ система каЧества - это система, в которой производственный и административный персонал, не занятый непосредственно поддержанием системы качества, тем не менее выполняет свои обязанности полностью в соответствии с ее положениями, но даже не подозревает об этом.

Именно так: работает по установленным и утвержденным правилам, не отделяя деятельность в рамках системы качества от своей повседневной деятельности. По-другому этот работник просто не может, как не может, например, воспользоваться прессом как токарным станком.

Достичь такой эффективности можно только одним путем: минимизируя объем бумажной документации, немалая часть требований которой направлена на поддержание самой себя.

Устанавливать правила и давать документальное описание необходимо только в отношении процессов системы менеджмента качества и их взаимосвязей, что, кстати, требует и международный стандарт ИСО 9001:2000. Остальные вопросы нужно отдать на откуп программно-техническим средствам, позволяющим распределить доступ, ответственность и полномочия работников в соответствии со степенью их участия в конкретном процессе СМК.

За примером далеко ходить не нужно. Повсеместное использование бухгалтерских и канцелярских программ позволяет сейчас свести смысл внутренней регламентирующей документации, например, бухгалтерии к одной фразе: "Использовать программу 1С: Бухгалтерия".

Кажется очевидным, что использование специализированного программного обеспечения поможет предприятию не только облегчить процесс разработки и внедрения системы качества, но и, как минимум, сделать процесс сертификации более предсказуемым и эффективным, направленным именно на выявление реального соответствия или несоответствия элементов системы качества требованиям соответствующего стандарта.

Недопустимо малое количество отечественных предприятий применяет широкие возможности программного обеспечения - а отечественные образцы, одним из часто применяемых представителей которых является комплекс программных средств TRIM - QM, обладают действительно широкими возможностями, позволяющими оказать серьезную и эффективную поддержку разработчикам СМК.

Россия в очередной раз рискует оказаться в положении догоняющего, на этот раз в области применения современных информационных технологий в области менеджмента качества. Более того, многие российские разработки, в частности комплекс TRIM - QM достаточно давно и с удовольствием используются зарубежными потребителями.

Важнейшим для потребителя критерием выбора специализированного ПО, на наш взгляд, является реализация в качестве основного алгоритма цикла непрерывного улучшения (цикл Шухарта-Деминга). Этот алгоритм закладывается и в основу комплекса TRIM - QM, что позволяет говорить о возможности его использования как одного из инструментов поддержания процессного подхода в системе менеджмента качества предприятия.

Действительно, если в качестве основных компонентов комплекса TRIM - QM выступают процессы системы менеджмента качества с набором атрибутов процесса, таких как:

  • планирование процесса,

  • описание процесса,

  • управление информацией, включающей входные и выходные данные процесса,

  • закрепление ответственности за управляющим и участниками процесса,

  • работы, необходимые для протекания процесса,

  • проверка и анализ процесса,

и при этом существует возможность устанавливать и отслеживать взаимосвязи этих процессов, то можно сделать вывод, что существует возможность реализовывать основные управленческие функции в отношении процессов системы менеджмента качества.

Комплекс программных средств TRIM, реализуемый на отечественном рынке уже более 4 лет, позволяет решать эти задачи, занимая при этом довольно демократичную ценовую нишу по сравнению с зарубежными аналогами.

Сейчас, когда остро стоит вопрос именно практического внедрения принципов МС ИСО 9001-2000 г. на работающем предприятии, наблюдается различие, а в некоторых случаях и полярность мнений разработчиков систем качества в отношении процессного подхода в менеджменте. На наш взгляд, именно поэтому применение специальных программных средств позволяет говорить, как минимум, о первом шаге в практической реализации требований МС ИСО 9001-2000, закладывающем фундамент для дальнейшего развития системы менеджмента качества вашего предприятия.