Клуб директоров

20
лет

906
директоров

5885
статей



Посчитай и сэкономь

Нужно признать: предположение о том, что электронные документы заменят бумажные, оказалось мифом. Количество бумаг растет. Введение электронного документооборота всего лишь замедляет процесс роста бумажных документов. И данные расходы попадают в себестоимость продукта. Например, компании, торгующие алкогольной продукцией, невесело шутят: «Продавая бутылку вина, мы ее несколько раз оборачиваем копиями документов».

Компания «Баккон» 25 лет продает, обслуживает и ремонтирует печатающую технику. В нашем ведении 3500 печатающих устройств клиентов, производящих 35 миллионов отпечатков в год и до 2005 года мы считали, что полная себестоимость одного отпечатка (здесь и далее без бумаги!) была равна следующему:

Руководители предприятий отдали на откуп проблему экономии печати системным администраторам, и те пошли самым понятным им путем: сократить самую большую расходную составляющую - расходные материалы (РМ), причем самым опасным для здоровья коллег способом: использование заправленных кустарным способом картриджей.

Уважаемые коллеги, скажите, что будет, если на производстве (а печать документов - это мини производство) сокращать прямые затраты, связанные с производством продукции. Понятно, что упадет качество, но важнее то, что изменится и само производство, ведь в него добавятся 3-4 новых процесса, которые тоже будут стоить денег. Теперь системный администратор занимается работой завхоза: считает, ведет учет брака заправок, проверят, подносит, чистит, складирует… короче, занимается тем, за что ему «платят».

Предоставлю факты:

Предприятие имеет в эксплуатации 40 печатающих устройств, общей производительностью в год 1200000 отпечатков (100 тыс. в мес. или по 2500/мес. на 1 устройство). При использовании картриджей производителя усредненная себестоимость печати по расходным материалам на предприятии равна 0,4 руб.

Предприятие Х
40 принтеров (малый класс)
2500 отпечатков в месяц на 1 принтер
100000 отпечатков в месяц
1200000 отпечатков в год
Расходы на 1 отпечаток 0,96 руб.

Новый системный администратор вводит заправки картриджей и сокращает расходы по РМ до 0,25 руб. Через год на предприятии уже два системных администратора, причем количество компьютеров увеличилось всего на 10%! Зарплата еще одного системного администратора составила 30 тыс./мес.+Налоги=40000 руб. 40 000*12=480000 руб./год. Математика нам в помощь: 480000/1200000=0,4 руб.

Теперь себестоимость печати стала больше на 0,21 рубля! За год имеем увеличение на 252000 руб.

Также есть факты, когда кадровый состав технарей не рос при использовании заправок, но была текучка кадров, так как руководство было не удовлетворено результатом поставленных задач по IT. В любом случае, такая экономия приводила всего лишь к подмене одной статьи затрат на другую.

Почему я решил поделиться данной статистикой. Сотрудники компании «Баккон» начали еще более глобально исследовать процессы производства документов, для того чтобы помочь нашему клиенту найти реальную экономию. Мы привлеки финансовых аналитиков, и оказывается, полная себестоимость теперь выглядит вот так:

Добавились невозвратные инвестиции в склад для бесперебойного обеспечения предприятия печатью документов.

Специалисты по закупу стараются закупить как можно большей партией, чтоб получить лучшую цену, да и просто ленятся проводить конкурсы чаще, а это увеличивает сумму склада. Усредненный склад РМ в год на том же предприятии 100000 руб./1200000 отпечатков=0,10 руб.

Начиная с 2005 года в компанию «Баккон» все чаще стали приходить запросы на новый тип облуживания печатающей техники - FSMA (Full Service Maintenance Agreement - соглашение на полную сервисную поддержку). Суть его - покопийная оплата за отпечаток, а расходные материалы, запчасти, ремонт, профилактика, склад - за счет компании «Баккон». Также важно, что компания «Баккон» добавила к бесплатному сервису предоставление оборудования на время ремонта, и поэтому сроки реагирования на проблему сократились.

Клиенту компании «Баккон»: экономия, гарантированная себестоимость, сокращение шлюзов воровства (что и говорить, на закупе они максимальны), все точки печати гарантированно функционируют по причине «сдельщины», быстрое бюджетирование, простой контроль по встроенным счетчикам, ноль инвестиций, высвобождение суммы склада.

Самой же компании «Баккон»: гарантированные объемы продаж, распределение загрузки трудовых ресурсов (инженеров), прогнозируемая логистика складов, сокращение неликвидов.

Как это происходит на практике?

Клиент считает свою полную себестоимость печати, просит предоставить предложение на обслуживание по типу FSMA. Наши инженеры проверяют весь парк печатного оборудования клиента и делят его на классы, каждому классу присваивается стоимость отпечатка. Ликвидный склад заказчика выкупается по договорной цене в счет оплаты за FSMA.

Ежемесячно на аппаратах снимаются показания счётчиков, и выставляется счет на оплату по договору. На время долгосрочного ремонта предоставляется подмена оборудования. Все работы и материалы включены в стоимость отпечатка. Ежеквартально аналитик компании «Баккон» дает рекомендации по ротации техники (перемещение/списание/покупка) для оптимизации затрат. Были случаи, когда на технику с высокой себестоимостью печати даются нагрузки в 2 раза больше. А техника с низкой себестоимостью простаивает. Добавьте к этому прописанные в договоре сроки реагирования, и вы получите максимальный комфорт и контроль от партнёрства с ООО «Баккон».

Что такое шаго-клик?

Наши сотрудники не остановились на достигнутом результате, и с 2009 года мы стали предлагать клиентам, услугу по предоставлению самой техники для производства документации. Фактически, это аренда. В компании «Баккон» данная услуга называется: контракт XPPS, и суть услуги заключается совершенно в ином. Теперь заказчик может управлять точками печати!

Как это работает?

У заказчика 40 точек печати по зданию во Владивостоке. Производство или торговля расширяется, и принимается решение открыть еще один филиал в Находке с 15 точками печати документов. Заказчик делает запрос в виде: кол-во точек печати и характеристики данной точки.

Рис. 5. Пример задания для ТОЧКИ ПЕЧАТИ

ТОЧКА ПЕЧАТИ №1 
Скорость ч/б от 24 стр./мин
Копир,  принтер, ч/б сканер сетевой
Двухсторонняя печать
Нагрузка 7000 отп./месяц

ТОЧКА ПЕЧАТИ №2 
Скорость не важна, ч/б принтер сетевой
Нагрузка 2000 отп./месяц

Компания «Баккон» предоставляет оборудование согласно данным характеристик с установленной на них себестоимостью за отпечаток/копию (далее - клик), обслуживает, ремонтирует, поставляет РМ и запчасти за свой счет. Заказчик не делает инвестиций в печатную технику.

Через год рынок изменился, и клиент сокращает количество точек печати до 8 и нагрузку на них. Компания «Баккон» забирает ненужное оборудование и устанавливает требуемое.

Клиент получает гибкость в управлении печатными точками, гарантированную себестоимость на всем периоде эксплуатации, простоту контроля, точность бюджетирования.

Компания «Баккон» получает дополнительные продажи. Риски же нивелируются количеством клиентов, пользующихся данной услугой в Приморском крае.

Понятно, что чудес не бывает, по каждому проекту есть и обязательства, и гарантии с обеих сторон, но принцип сотрудничества остается тот же. Это выгодно всем.

Теперь обыкновенное и понятное чудо

Предприятие, уже имеющее собственных 40 аппаратов, также желает управлять точками печати. С ним заключается контракт FSMA+XPPS. И суть его в обслуживании аппаратов по FSMA договору, но при выходе их из строя или моральном устаревании, замена на новое оборудование по системе обслуживания XPPS. Процесс перехода позволит выработать ресурс старого парка и обновить его за 2-3 года. Себестоимость печати неизменна во всем этом периоде.

А чудо состоит в том, что на втором году работы при активной позиции руководства предприятия и работе со статистикой, собранной аналитиком компании «Баккон», можно сэкономить от 25% затрат на производство документов. Задача не из легких, так как она заключается в изменении места и характеристик точек печати. А именно, изменение предлагает делать несколько десятков шагов сотрудникам до новой точки печати и передачу объёмов с точек с высокой себестоимостью в точки с низкой себестоимостью. Экономику мы в шутку считаем шагами. И вот такие цифры мы получили.

При этом 40 сотрудникам компании пришлось сделать ориентировочно на 35 шагов в день больше. Что в пересчете на сэкономленные рубли 0,58 руб./шаг. Или, как мы называем, шаго-клик. Это оказалось очень полезно для здоровья офисных работников и экономики предприятия.

Как видите, 30% техники Класса 1 осталось, и этого требуют бизнес-процессы предприятия. Кстати, такие манипуляции можно делать самому на предприятии и в этом мы тоже можем помочь. Продажа аппаратов, РМ и поддержка сервисом в традиционном варианте у нас также на высоком уровне, но тогда нужен план инвестиций, увеличенный склад РМ на время перехода, появятся неликвиды по складам, и гибкость выбора теряется. Можно сэкономить, но нужно внимательно считать.

Я привел пример среднего предприятия, но мы также работаем с малыми объёмами от 10000 в мес. и крупными - от 600000 мес. Технология доступна всем. Причем с одинаковый гибкостью мы обсуждаем условия и изменения в контракте. Например: в одной закрытой организации, в которою попасть можно только про пропускам за 3-4 дня, мы создали оперативный склад. В другой компании, где согласование происходит в Москве, оплата производилась ежеквартально. 

У нас очень грамотные сотрудники в отделе продаж, они обязательно свяжутся с Вами в скором будущем и предложат данный вид услуг, но если у Вас есть желание быть в первых рядах и начать путь к экономии сейчас - звоните первым лицам.

Владивосток. Тел: (423) 240-00-78 - коммерческий директор Панченко Антон.
Уссурийск.
Тел: (4234) 37-33-88 - директор филиала Юн Галина.
Находка.
Тел: +7-967-751-4500 - директор филиала Исламова Жанна.


Хорошилов Виктор Викторович

Должность:
директор ООО «Баккон»
Сайт:
www.bakkon.ru

Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь