Клуб директоров

20
лет

906
директоров

5885
статей



Электронный обмен документами: проблемы и решения

В прошлом выпуске мы говорили о путях решения проблемы организации электронного документооборота на предприятиях. Сегодня подробнее остановимся на отдельных аспектах данного вопроса.

Первое, с чем сталкиваются руководители при внедрении таких систем - решение вопроса унификации форматов обмена. Не секрет, что сейчас существует множество программных средств, позволяющих создавать различные документы. Среди них также много программ, в которых можно создавать документы по определенным шаблонам (разработанным формам). Многообразие форматов, как то: текст, форматированный текст, гипертекст, электронные таблицы и пр. - вовсе не способствует решению вопроса единообразия при обмене электронными документами. В этом случае возможны ситуации, когда пользователи системы не смогут «понять» друг друга, т.к. будут использовать разное программное обеспечение для работы с одним документом.

Выход из данной ситуации есть: использовать единый формат данных. Но на чём остановить свой выбор при всем существующем разнообразии? В последнее время все большее распространение получает формат XML (от англ. eXtensible Markup Language - расширяемый язык разметки). Это текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), а также для обмена информацией между программами.

В «ДокМастере» мы используем именно XML-формат, основанный на международных стандартах. Он представляет собой простой текст, свободный от лицензирования и каких-либо ограничений. Иерархическая структура XML подходит для описания практически любых типов документов.

Пользователи, формирующие документы в формате XML и использующие в своей работе «ДокМастер», находятся в полной уверенности, что их документы будут понятны другим пользователям, а также смогут попасть в информационную систему любого предприятия или государственного учреждения (ведомства), электронный документооборот в которых построен на принципе единообразия. В настоящее время XML получил широкое распространение в различных информационных системах.

Вторая проблема при внедрении систем электронного обмена документами (СЭОД) - универсальность. У данной проблемы есть два аспекта: универсальность формата и универсальность программного средства.

С первым всё более или менее ясно: формат XML позволяет описать практически любой тип документа с различной структурой данных. Это одно из преимуществ данного формата перед многими другими, и выбор здесь достаточно очевиден.

Но второй аспект не так однозначен: вопрос выбора программного средства у многих остается открытым. Множество программных средств позволяет формировать множество документов в формате XML. Недостатком всех этих программных средств является их узкая специализация - в каждой из них можно формировать только те документы, формы которых были добавлены в программу разработчиком. Пользователь вынужден приобретать несколько программных средств или искать другой путь решения. Но, даже имея в наличии несколько программ, многие организации не в состоянии удовлетворить все свои потребности. Всё дело в том, что разработка новой формы (шаблона) документа становится практически неразрешимой задачей: это или невозможно из-за ограничений разработчика программного обеспечения, или требует больших затрат на оплату труда квалифицированных программистов.

Программа «ДокМастер» позволит решить все возникшие вопросы. Во-первых, в программе нет ведомственных или других ограничений по «тематике» добавляемых шаблонов. В ней могут быть представлены шаблоны любых документов: от отчетных форм различных ведомств, до бланков различных заявлений и других документов, используемых в деловом обороте.

Во-вторых, отличительной особенностью «ДокМастера» является то, что программа является средством создания не только документов, но и самих шаблонов документов. Пользователи версии «Проф» имеют возможность создавать собственные шаблоны документов со своей структурой, печатной формой, правилами заполнения.

В-третьих, и это, наверное, самое важное, мы не накладываем ограничений на распространение готовых шаблонов документов. Все шаблоны хранятся в специальном хранилище форматов электронных документов, называемом Репозиторий электронных форматов.

Доступ к Репозиторию осуществляется пользователем непосредственно из «ДокМастера» посредством сети Интернет. При этом существуют чётко определенные правила (Регламент) публикации и хранения шаблонов в Репозитории. Некоторые шаблоны могут быть доступны всем пользователям, другие - только определенному кругу лиц, третьи - доступны всем, но за плату. Все пользователи Репозитория в любой момент имеют актуальную версию шаблона нужного документа. Пользователи, самостоятельно создающие шаблоны, могут также их разместить в Репозитории на определённых условиях. Перед размещением в Репозитории все шаблоны проходят контроль качества и соответствия нормативным документам.

Сегодня с уверенностью можно утверждать, что на рынке не существует аналогов «ДокМастера» и Репозитория форматов. Универсальное средство для работы с электронными документами - что может быть нужнее и полезнее в современный век информатизации?

Продолжение следует


Решетников Виталий Викторович

Должность:
Генеральный директор
Компания:
«Деловая сеть»
Сайт:
www.atlas-2.ru

Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь