Клуб директоров

20
лет

904
директоров

5860
статей



Электронный обмен документами: проблемы и решения

Проблемы и решения

Организация электронного документооборота на предприятиях, в органах государственной власти и органах местного самоуправления - одна из актуальных проблем, требующая комплексного подхода при ее решении. Казалось бы, нет ничего проще: утвердите административный регламент обмена электронными документами с помощью какого-либо программного средства, и в путь! Но тут у многих возникают вопросы: В каком формате вести обмен? Что взять за эталон представления электронного документа? Ведь вопрос универсальности и унификации документооборота становится очень актуальным, если количество участников процесса обмена велико. Временные и финансовые затраты при использовании неформализованных средств обмена могут достигать просто невероятных величин.

Выход из данной ситуации один - унифицировать формат обмена и дать всем участникам процесса обмена единое средство для создания, публикации, сопровождения формата электронного документа.

Некоторые государственные органы (например, ФНС и ПФР) уже довольно давно решили вопрос унификации документооборота и разработали свои форматы документов, чётко описали структуру тех или иных документов.

Однако задача создания единого средства для создания формата электронного документа до сих пор практически не была решена. Также отсутствует универсальное средство для создания электронных документов, удовлетворяющих форматам различных ведомств. Например, в Приморском крае практически отсутствует репозиторий электронных форматов, в котором можно увидеть форматы электронных документов всех ведомств, органов государственной власти и местного самоуправления. Программа «ДокМастер» в составе Репозитория электронных форматов электронных - универсальное средство для решения этой проблемы.

Замечу, что на рынке существует множество программных средств (как платных, так и бесплатных) для подготовки документов по форматам той же Федеральной налоговой службы. Для всех этих программных средств характерен один существенный недостаток - добавление новых форматов документов (шаблонов) остается прерогативой разработчиков данного софта. Это неудобно, прежде всего, потребителю. Во-первых, все пользователи стеснены временными рамками между добавлением формата в программное обеспечение и моментом, когда готовый формат уже нужно применять. Во-вторых, для создания и внедрения собственных электронных форматов предприятиям и учреждениям приходится нести огромные затраты на разработку собственных программных продуктов или доработку существующих на рынке.

Всех перечисленных проблем можно избежать. Для этого достаточно использовать в своей работе программу «ДокМастер». Отличительной особенностью «ДокМастера» является то, что программа является средством создания не только документов, но и самих шаблонов документов. В этом и состоит ответ на вопрос унификации документооборота в вашей организации. Разработав определенные правила (структуру документа, печатную форму, инструкцию по заполнению), т.е. формат документа, любое лицо (например, орган государственной власти) может реализовать данный формат в «ДокМастере» в виде шаблона электронного документа и опубликовать этот шаблон в хранилище (Репозитории) форматов электронных документов «Деловой сети» для использования широким кругом лиц. По данному шаблону любое лицо сможет многократно создавать электронные документы, которые будет понятны всем участникам процесса обмена документами. Минимизируя время на создание и чтение документа, вы достигаете существенной экономии за счет унификации и универсализации процесса.

Шаблон любого документа содержит в себе: структуру документа, визуальное представление (экранную и печатную формы), инструкцию по заполнению, а также все справочники, необходимые при заполнении документа. Имея шаблон, можно многократно создавать типовые документы на его основе. Распространение готовых шаблонов среди пользователей - процесс, также требующий пристального внимания. Если шаблон меняется с течением времени, то нужно обеспечить его актуальной версией всех пользователей. В «Деловой сети» есть инструмент, обеспечивающий решение данной задачи. Это Репозиторий электронных форматов - место хранения всех шаблонов (форматов), доступных в программе «ДокМастер».

Доступ к Репозиторию осуществляется пользователем непосредственно из «ДокМастера» посредством сети Интернет. При этом существуют чётко определенные правила (Регламент) публикации шаблонов в Репозитории. Некоторые шаблоны могут быть доступны всем пользователям, другие - только определенному кругу лиц, третьи - доступны всем, но за плату. Оформив услугу подписки на Репозиторий, пользователь остается уверен, что в любой момент будет иметь актуальную версию нужного шаблона документа.

Подводя итог сказанному, можно утверждать, что программа «ДокМастер» позволяет решить вопрос унификации электронного обмена документами как на внутри-, так и на межкорпоративном уровне. Использование программы в органах власти субъектов федерации, органах местного самоуправления позволит построить региональные системы документооборота, быстро адаптируемые к любым изменениям. Типовые решения поставки «ДокМастера» позволят минимизировать затраты на организацию данного процесса.

Продолжение следует


Решетников Виталий Викторович

Должность:
Генеральный директор
Компания:
«Деловая сеть»
Сайт:
www.atlas-2.ru

Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь