---

Внедрение «1С: Документооборот 8»

Как уже говорилось в предыдущей статье, для любой организации важно иметь хорошо отлаженный документооборот.

Для грамотной организации работы вначале рекомендуем решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право- и дееспособность компании. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии и т.д.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны храниться не менее пяти лет. Их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

• документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;
• документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и прочие.

Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы.

Некоторые руководители полагают, что внутренние документы – это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. На наш взгляд, это две крайности, которых необходимо избегать. Важно найти «золотую середину». Этому способствует правильная постановка целей составления внутренних документов.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов. При этом должна быть координация обмена между подразделениями.

Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен. Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел. Для этого составляется график документооборота.

График документооборота (ГД) – это схема, которая определяет процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. Единой, определенной законодательством формы ГД не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности.

Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из ГД, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними.

Важно помнить, что ГД должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например, разработанным на предприятии должностным инструкциям.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

Можно составить ГД в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения. Главное – чтобы информация была доступна, понятна и имела однозначное толкование. В целом ГД позволяет определить общую совокупность документов, используемых в организации.

Правильное составление и соблюдение ГД способствует эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации. Таким образом, ГД играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса и его контроля.

Продолжение следует

---

---