Электронный обмен документами: проблемы и решения
В прошлом выпуске мы говорили о путях решения проблемы организации электронного документооборота на предприятиях. Сегодня немного подробнее остановимся на отдельных аспектах данного вопроса.
Первое, с чем сталкиваются руководители при внедрении таких систем – решение вопроса унификации форматов обмена. Не секрет, что сейчас существует множество программных средств, позволяющих создавать различные документы. Среди них также много программ, в которых можно создавать документы по определенным шаблонам (разработанным формам). Многообразие форматов, как то: текст, форматированный текст, гипертекст, электронные таблицы и пр. – вовсе не способствует решению вопроса единообразия при обмене электронными документами. В этом случае возможны ситуации, когда пользователи системы не смогут «понять» друг друга, т.к. будут использовать разное программное обеспечение для работы с одним документом.
Выход из данной ситуации есть: использовать единый формат данных. Но на чем остановить свой выбор при всем существующем разнообразии? В последнее время все большее распространение получает формат XML (от англ. eXtensible Markup Language – расширяемый язык разметки). Это текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), а также для обмена информацией между программами.
В «ДокМастере» мы используем именно XML – формат, основанный на международных стандартах. Он представляет собой простой текст, свободный от лицензирования и каких-либо ограничений. Иерархическая структура XML подходит для описания практически любых типов документов.
Пользователи, формирующие документы в формате XML и использующие в своей работе «ДокМастер», могут быть полностью уверены, что их документы будут понятны другим пользователям, а также смогут попасть в информационную систему любого предприятия или государственного учреждения (ведомства), электронный документооборот в которых построен на принципе единообразия и при помощи XML. В настоящее время XML получил широкое распространение в различных информационных системах: как Федеральной налоговой службы и Пенсионного фонда, так и других учреждений и органов государственной власти.
Вторая проблема, требующая решения при внедрении систем электронного обмена документами (СЭОД) – универсальность. У данной проблемы есть два аспекта: универсальность формата и универсальность программного средства для работы с данным форматом.
С первым все более или менее ясно: формат XML позволяет описать практически любой тип документа с различной структурой данных. Это одно из преимуществ данного формата перед многими другими, и выбор здесь достаточно очевиден.
Но второй аспект не так однозначен: вопрос выбора программного средства у многих остается открытым. Множество программных средств позволяет формировать множество документов в формате XML. Недостатком всех этих программных средств является их узкая специализация – в каждой из них можно формировать только те документы, формы которых были добавлены в программу разработчиком. Пользователь вынужден приобретать несколько программных средств или искать другой путь решения. Но даже имея в наличии несколько программ, многие организации не в состоянии удовлетворить все свои потребности. Все дело в том, что разработка новой формы (шаблона) документа становится практически неразрешимой задачей: это или невозможно из-за ограничений разработчика программного обеспечения, или требует больших затрат на оплату труда квалифицированных программистов.
Программа «ДокМастер» позволяет решить все возникшие вопросы. Во-первых, в программе нет ведомственных или других ограничений по «тематике» добавляемых шаблонов. В ней могут быть представлены шаблоны любых документов: от отчетных форм различных ведомств до бланков различных заявлений, платежных поручений и других документов, используемых в деловом обороте. Во-вторых, отличительной особенностью «ДокМастера» является то, что программа является средством создания не только документов, но и самих шаблонов документов. Пользователи специализированной версии «Проф» имеют возможность создавать собственные шаблоны документов со своей структурой, печатной формой, правилами заполнения. Для создания своего шаблона не обязательно иметь специализированное образование или опыт разработки программного обеспечения. В-третьих, и это, наверное, самое важное, мы не накладываем ограничений на распространение готовых шаблонов документов. Все шаблоны хранятся в специальном хранилище форматов электронных документов, называемом Репозиторий электронных форматов.
Доступ к Репозиторию осуществляется пользователем непосредственно из «ДокМастера» посредством сети Интернет. При этом существуют четко определенные правила (Регламент) публикации и хранения шаблонов в Репозитории. Некоторые шаблоны могут быть доступны всем пользователям, другие – только определенному кругу лиц, третьи – доступны всем, но за плату. Оформив услугу подписки на Репозиторий, пользователь остается уверен, что в любой момент будет иметь актуальную версию нужного шаблона документа.
Пользователи, самостоятельно создающие шаблоны, могут также их разместить в Репозитории на определенных условиях, сделав их платными или бесплатными, доступными всем или ограниченному кругу лиц. Перед размещением в Репозитории все шаблоны проходят контроль качества и соответствия нормативным документам.
Сегодня с уверенностью можно утверждать, что на рынке не существует аналогов «ДокМастера» и Репозитория форматов. Универсальное средство для работы с электронными документами – что может быть нужнее и полезнее в современный век информатизации?
Решетников Виталий Викторович
Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь