В данной статье мы отметим несколько причин, по которым снижается эффективность совещаний. Многие из них можно устранить, если все будут серьезно относиться к совещаниям и к своим обязанностям, будь то обязанность председателя или рядового участника.
Причины низкой эффективности совещаний и способы их устранения
13 ПРИЧИН, ДЕЛАЮЩИХ СОВЕЩАНИЯ НЕЭФФЕКТИВНЫМИ:
Неясные или ложные цели. Результаты, ожидаемые от совещания, должны быть ясны с самого начала, каждый должен знать, зачем он здесь, что будет обсуждаться и чего участники попытаются достичь.
Неподготовленность. Минимальная подготовка должна включать в себя прочтение протокола предыдущего совещания и повестки дня предстоящего совещания. Кроме того, необходимо прочитать подготовленные к совещанию документы по темам, представляющим для Вас интерес, и записать свои комментарии или возникшие вопросы. Разумеется, все участники должны быть заблаговременно уведомлены о дате и месте проведения совещания, получить повестку дня и необходимые документы.
Отсутствие или несоблюдение регламента. Совещание всегда должно начинаться в назначенное время и заканчиваться во время, указанное в повестке дня или согласованное в начале совещания, а выступления – укладываться в отведенное время.
Избыточное число участников. Избыток участников может привести к большим затратам времени, если пытаться узнать мнение каждого. Аналогичные проблемы связаны с приглашением гостей со стороны. Если Вы приглашаете специалиста для консультации, то должны быть готовы к его участию в дискуссии. Возможно, более эффективным будет запрос письменного отчета.
Отсутствие повестки дня. Повестка дня должна быть разослана участникам до начала формального совещания. Ознакомившись с ней, участники смогут подготовиться к дискуссии, а второстепенные или неадекватные вопросы могут быть сняты с повестки дня.
Отсутствие протокола. Ведение формального протокола не всегда обязательно, но фиксировать принятые решения и согласованные мероприятия в той или иной форме необходимо. Любое совещание должно завершаться выработкой согласованных мер, способствующих продвижению дел. В идеале должны быть определены ответственные за реализацию каждого принятого решения, а также процедуры и сроки отчетности.
Отсутствие контроля за исполнением принятых решений. Каждое совещание должно начинаться с рассмотрения протокола или записей решений предыдущего совещания с целью проверки выполнения согласованных мероприятий. Проверка может быть проведена перед совещанием и соответствующим образом зафиксирована.
Слабое руководство. Часто у нас нет иного выбора, как терпеть неэффективного председателя. Однако мы можем по крайней мере учиться на чужом опыте и попытаться не повторять чужие ошибки, когда сами выступаем в роли председателя. Хорошее руководство требует усердной работы, такта, понимания, объективности и дисциплинированности.
Необязательность присутствия. Если Ваше присутствие на каком-либо совещании необязательно, не ходите на него, предварительно известив об этом председателя или секретаря.
Плохая тактика. Люди не всегда способны ясно изложить свою позицию, сделать это своевременно и в подходящей форме. Способы повышения эффективности Вашего участия в совещаниях могут быть рассмотрены в следующих статьях «ВБ».
Неэффективное общение. Неэффективное общение проявляется в затянутых бессвязных выступлениях; в неинформативных сообщениях или сообщениях, в которых приводятся неверные сведения, в ненужных повторах и вопросах, а также в неразборчивом произношении. Председатель должен по возможности способствовать улучшению общения на совещании, например, ограничивать время выступления или количество задаваемых вопросов.
Отсутствие уверенности. Некоторые люди боятся выступать на совещаниях, но умелый председатель способен «разговорить» самых скромных. Укрепить уверенность можно, например, с помощью похвалы: «Иванов сделал очень ценное замечание, и мы должны быть уверены, что оно не будет забыто …» или «Я рад, что Вы затронули этот вопрос, это очень важно…». Таким образом председатель дает почувствовать людям, что их вклад по достоинству оценен. Если Вы чувствуете себя на совещаниях неуверенно, постарайтесь познакомиться со всеми необходимыми фактами, приготовьте конспект выступления и старайтесь говорить ясно.
Игнорирование установленных процедур. Формальные совещания имеют строгие правила и процедуры, иногда письменно зафиксированные в действующем Положении. Участники совещания имеют право прервать выступающего по причине нарушения порядка ведения, если он игнорирует установленные правила или процедуры.
И самое главное, прежде чем устраивать совещание, ответьте на вопрос: «А можно ли вообще без совещания обойтись?». Ведь существуют и другие способы решения вопросов.
Назаров Олег Владимирович
Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь