«Конечно, в качестве одного из критериев выбора стоит выделить рекомендации друзей, но на месте руководителя крупного завода я бы не стал доверять автоматизацию производства тем «хорошим мальчикам», которые отлично помогли автоматизировать бухгалтерию другу, хозяину маленькой торговой фирмы.»
Правильная учетная программа
Итак, решение об автоматизации принято. Руководитель требует «быстрее, быстрее, результат нужен еще позавчера». Назначается ответственный за автоматизацию, и тут, как правило, происходит первая ошибка. Ответственным обычно назначают штатного программиста, начальника отдела АСУ или просто знакомого «компьютерщика». Именно перед ним ставят цель, чтобы в кратчайшие сроки за небольшие деньги все заработало. Я не спорю, свои программисты должны участвовать в подборе оборудования для работы учетной системы, но определить, насколько та или иная система адекватна поставленным задачам, они не достаточно компетентны, тем более, что работать с ней будут не они, и отвечать за конечный результат (оперативная и корректная информация о деятельности компании) они тоже не будут. К сожалению, обычно работа собственных программистов (сразу оговорюсь, речь не идет об IT-директорах, имеющих соответствующие знания и занимающихся непосредственно проектированием и сопровождением учетных систем) обычно сводится либо к получению хорошего «отката» от продажи системы, либо к формулированию достаточно экзотических требований к программе. Например, представитель одного из наших клиентов очень требовательно относился к быстродействию и сразу на корню отмел все наши предложения, сказав, что система, про которую он читал в Интернете, в несколько раз быстрее нашей, в результате клиент получил программу за несколько десятков тысяч долларов, но абсолютно не подходящую ни к виду деятельности предприятия, ни к российским условиям. И что самое главное: ближайшие специалисты по этой программе находились в Москве.
По моему мнению, за автоматизацию должен отвечать либо специалист, в обязанности которого будет входить построение и дальнейшее обслуживание учетной системы на предприятии (IT-директор), либо фирма, которая поможет сотрудникам и руководству компании сформулировать требования к системе и выбрать наиболее подходящую систему.
Теперь разберемся с тем, из чего можно выбрать. Как правило, выделяют разработку программного продукта под задачи конкретного предприятия или использование готового «коробочного» решения, когда разработчики делают достаточно универсальный программный продукт под конкретную учетную задачу, тиражируют его и продают одновременно множеству предприятий. Я бы выделил еще третий промежуточный вариант, который продвигается компанией «1С» в линейке продуктов «1С: Предприятие 7.7.», когда «коробочное» программное обеспечение снабжается настолько широкими возможностями настройки его под предприятие, что готовое решение может кардинально отличаться от первоначального варианта.
К слову сказать, почти все «коробочные» продукты имеют средства адаптации под предприятие, и от их возможностей зависит не только комфортность работы, но и вообще возможность применения программы.
Попробуем теперь определиться с критериями выбора варианта автоматизации (для полноты картины оценивать нужно не только программу, но и того, кто ее будет разрабатывать или внедрять). Обычно предприятие определяет по-своему, я предложу один из самых распространенных вариантов:
- Цена. Как правило, это один из самых важных и хорошо, если не единственный, критерий выбора. Здесь очень много зависит от конкретной решаемой задачи, единственное, о чем стоит помнить, – что у каждого программного продукта есть цена приобретения, цена внедрения (запуска на предприятии) и цена сопровождения (адаптации под изменяющиеся нужды предприятия и изменения законодательства).
- Функциональность. Насколько программа соответствует решаемым задачам и сможет адаптироваться под изменяющиеся нужды предприятия.
- В случае разработки необходимо также определиться со сроками и порядком сдачи работ. Очень часто разработка затягивается на несколько месяцев или даже лет, важно, чтобы программа не превратилась в долгострой, который оттягивает на себя массу ресурсов как человеческих, так и финансовых, и не приносит ничего, кроме головной боли.
- Сданные решения. Здесь важно не только получить перечень организаций, но и выяснить, насколько результат от автоматизации соответствует задачам, стоявшим перед специалистами. Очень часто бывает также, что «комплексная автоматизация крупного торгового предприятия» по факту оказывалась продажей «коробки» для автоматизации бухучета небольшому магазинчику.
- Внедренец (разработчик). Это тема отдельного разговора, скажу только, что, исходя из своего опыта, не более 2-5% неудач в автоматизации обусловлено недостатками программы, остальное – это отсутствие знаний и опыта или элементарная халтура.
- Конечно, в качестве одного из критериев стоит выделить рекомендации друзей, но на месте руководителя крупного завода я бы не стал доверять автоматизацию производства тем «хорошим мальчикам», которые отлично помогли автоматизировать бухгалтерию другу, хозяину маленькой торговой фирмы.
- Послепродажное сопровождение. Это тоже тема отдельного разговора, в любом случае, не стоит обращаться в компанию, которая пытается «втулить» программу, и послепродажное сопровождение будет «до выходной двери офиса».
Ну и напоследок: учетная система – это такое же основное средство, как компьютеры, станки и т. д., поэтому к ее приобретению стоит подходить так же серьезно, не принимая поспешных решений. Не стоит также пытаться сэкономить на внедрении («…а бухгалтеры сами разберутся») или изначально ограничивать и уменьшать задачу («да зачем это автоматизировать, сядут да в Excel посчитают»), любая такая «экономия» в любом случае приведет к снижению результативности и раздутию штатов бухгалтеров или менеджеров.
Алабужев Максим
Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь