---

---

Информационные технологии в управленческой деятельности

В настоящее время конкурентное преимущество бизнеса может дать создание и использование современной информационной системы управления предприятием, адекватно реагирующей на изменение рыночной конъюнктуры.

Об автоматизации управления много пишут и много говорят. Чаще всего публикуемые материалы касаются либо технического обеспечения, либо специальных прикладных программ. Но крайне редко рассматривается проблема согласования целей ведения бизнеса и используемых информационных технологий, организация их применения на предприятии.

Современная информационная система обеспечивает семь основных преимуществ:

• улучшение и расширение обслуживания клиентов;
• повышение уровня эффективности менеджмента вследствие экономии времени исполнителей и менеджеров и перераспределения его в пользу принятия решений;
• увеличение возможной нагрузки и пропускной способности;
• повышение точности информации, что сокращает убытки, обусловленные ошибками в принятии решений;
• возможность организации запроса и интерактивного режима для поиска информации в нужное время для конкретного человека;
• получение руководством важной информации для планирования, управления и принятия решений.

Согласно исследованиям, проводившимся кафедрой ИСЭ ДВГТУ, в настоящее время 98% предприятий Приморского края имеют в своем распоряжении вычислительную технику и пытаются использовать её в процессе управления. При этом исследования показали, что эффективность применения ЭВМ невысока.

На большинстве предприятий (около 95%) проводится так называемая «лоскутная автоматизация», т. е. автоматизируются только отдельные функции, а не система управления в целом. Кроме этого, программные средства, используемые предприятием на различных участках деятельности, имеют несопоставимые форматы и не согласуются между собой, что влечет неизбежное дублирование и многократный ввод данных. Следствием этих проблем является нерациональное использование рабочего времени специалистов предприятия и машинных ресурсов (машинного времени, устройств хранения данных и т. п.).

Информационную технологию можно представить как совокупность методов, процессов и программно-технических средств, обеспечивающих сбор, обработку и передачу данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, производственного процесса или явления (информационного продукта). Цель информационной технологии – производство необходимой пользователю информации для анализа и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия. Применяя различные технологии к одному и тому же ресурсу, можно получить различные результаты, поэтому вопрос правильного выбора технологии является весьма актуальным.

Появление тех или иных программных и технических решений на рынке, их стоимость, степень новизны и «крутизны» не являются определяющими при создании информационной системы. Выбор эффективной информационной технологии (или комплекса) для конкретного предприятия зависит только от деятельности этого предприятия и структуры его аппарата управления, т. е. от потребностей системы управления в информационном обеспечении. Конечно, при условии стремления к рационализации управления предприятия. Ведь именно такой цели придерживаются большинство руководителей предприятий.

Поскольку основная цель использования информационных систем и технологий – поддержка процесса принятия управленческих решений, постольку и выбор информационной технологии зависит от принимаемых решений. Само решение и способ его выработки зависят от квалификации сотрудника и его места в аппарате управления.

Систему управления можно разделить на три уровня принятия решений: стратегический, тактический, оперативный (уровень функционального контроля). То есть задача принятия решения имеет определенный уровень структурированности. Структурированные решения – это повторяющиеся решения, для принятия которых фирмой разработана некоторая процедура. Неструктурированные решения – это, наоборот, решения, которые не соответствуют заведенному порядку и даже уникальны. Для принятия таких решений нет заранее согласованной процедуры, и лицо, принимающее такое решение, должно руководствоваться собственными суждениями, оценками и интуицией. Многие решения, находящиеся между этими двумя категориями, носят название «частично структурированных решений», означающее, что только на часть проблемы можно дать четкий ответ с помощью заранее согласованной процедуры.

Решения операционного уровня обычно касаются структурно определенных, повседневных и сравнительно простых вопросов, таких, как продажи, денежные поступления, выплаты заработной платы. Решения на тактическом уровне обычно принимаются менеджерами среднего звена и имеют тенденцию к большей структурной определенности. В качестве примера можно привести составление ежегодного бюджета, анализ затрат, контроль над товарно-материальными запасами, календарное планирование производства и другие виды деятельности, затрагивающие функционирование операционных подразделений. Некоторые решения управленческого контроля полуструктурированы и включают анализ «что, если», для которого может потребоваться как внешняя, так и внутренняя информация. Решения на стратегическом уровне обычно охватывают сложные, структурно не определенные вопросы высшего уровня, решаемые топ-менеджерами часто на уровне искусства или интуиции. Стратегические решения определяют политику организации, а также пытаются предсказать будущее организации и деловой среды, в которой она работает.

Для каждого типа решений и уровня управления существуют собственные технологии обработки информации. На всех без исключения уровнях управления используются технологии офисной деятельности: составления документов, электронных таблиц, электронной почты, обработки изображений и пр. Наиболее эффективное использование информационных технологий достигается только при объединении различных типов информационной технологии в единый информационно-технологический комплекс, который поддерживает единый способ представления данных и взаимодействия пользователей с компонентами системы, обеспечивает информационные и вычислительные потребности специалистов в их профессиональной работе. Использование разрозненных, ничем не связанных информационных технологий, ведет к выполнению лишней работы, вызванной дублированием информации. К сожалению, в настоящее время такое положение сохраняется на большинстве местных предприятий.

На стратегическом уровне используются различные технологии поддержки принятия решений. В общем случае, к технологиям поддержки принятия решений относятся практически все информационные технологии, так как они позволяют с большей скоростью и точностью обрабатывать имеющуюся информацию и тем самым способствуют принятию более точных и своевременных решений. Но на стратегическом уровне используются технологии, которые не только позволяют обработать информацию по определенному алгоритму, но и сами могут предложить некоторое решение имеющейся проблемы. Это технологии имитационного моделирования, экспертных систем и нейронных сетей.

На тактическом уровне используется информационная технология автоматизации выполнения функций управления. В этом случае вычислительная техника используется для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Эта информационная технология может использоваться на любых уровнях управления для решения частично структурированных задач.

На операционном уровне для решения структурированных задач используется технология первичной обработки и хранения данных. Цель информационной технологии обработки данных – автоматизация рутинных, постоянно повторяющихся работ. Эта технология предусматривает четкий алгоритм решения отдельных экономических задач и наличие мощной системы хранения. Для предприятий с небольшим количеством сделок и персонала в качестве системы хранения данных может использоваться база данных, а для крупных предприятий – трехмерное хранилище данных. Использование технологии хранилищ данных предполагает аналитическую обработку данных и высокую производительность системы.

В каждой фирме должна быть система обработки данных и соответствующая информационная технология, так как каждая фирма обязана хранить и обрабатывать данные о своей деятельности (бухгалтерские, статистические и проч.). Системы обработки данных в настоящее время существуют в рамках более сложных систем, выполняющих и некоторые другие задачи.

Информационная технология автоматизации функций управления решает следующие задачи:

• оценка планируемого состояния объекта управления;
• оценка отклонений от планируемого состояния;
• выявление причин отклонений;
• анализ возможных решений и действий.

Информационная технология автоматизации функций управления реализована в системах, автоматизирующих деятельность специалистов. Это могут быть аналитические системы, позволяющие проводить экономический анализ деятельности предприятия, анализ инвестиционных проектов и т.п., системы автоматизации проектных работ, системы планирования, бюджетирования и пр.

Также необходимо отметить, что в информационных системах руководителей используются различные прикладные технологии: мультимедиа, технология виртуальной реальности, распознавания и обработки образов, компьютерной графики и многие другие.

Программы такого типа бывают различной мощности, выполняют различные наборы управленческих функций, имеют различную стоимость. Системы управления предприятиями могут быть различных классов. В России в настоящее время наибольшее распространение получают системы стандартов MRP II (Manufacturing Resource Planning, Планирование производственных ресурсов) и ERP (Enterprise Resource Planning, Планирование ресурсов предприятия).

В автоматизированных системах управления предприятием, как правило, используется широкий спектр различных информационных технологий и фактически поддерживается управление на всех уровнях.

Эффективное применение информационных технологий во многом определяется уровнем квалификации субъектов процессов информатизации при условии, что предлагаемые рынком технологии максимально доступны потребителю. Соответственно, должна постоянно совершенствоваться система подготовки и переподготовки кадров специалистов, создающих и использующих информационные технологии.

---

---