Клуб директоров

20
лет

904
директоров

5860
статей



Предъявите Ваши документы

"Без бумажки - ты букашка, а с бумажкой - человек". Эта незатейливая народная пословица отражает всю важность документального отражения всех мало-мальски важных событий в нашей повседневной жизни, а в деятельности организации - тем более.

Документооборот организации затрагивает деятельность всех отделов и оказывает большое влияние на эффективность работы в целом.

    От правильной организации документооборота зависит:
  • оперативность доступа к требуемым документам;
  • сохранность и доступность деловой информации;
  • возможность и скорость обработки большого количества документов, проходящих через организацию, разумными силами и ограниченным штатом специалистов.

Как говорится, "порядок в документах - порядок в делах". И наводить порядок в своем документообороте приходится всем организациям. А если необходима коллективная работа пользователей с документами и эти пользователи должны иметь доступ к документам, соответствующим их компетенции, простым наведением порядка здесь не обойтись. Необходима продуманная система документооборота.

Одним из решений автоматизации документооборота является программное обеспечение фирмы "1С" - "1С Архив".

Возможности системы

  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. "1С: Архив" поддерживает три типа документов: входящий, исходящий и внутренний, на каждый из которых заводится собственная учетно-регистрационная карточка. Возможна регистрация не только электронных документов, но и документов в местах хранения с указанием его месторасположения (например, "шкаф №3 полка №4").
  • Учетно-регистрационная карточка. На каждый документ в "1С: Архиве" заводится учетно-регистрационная карточка, имеющая жестко определенный набор полей, соответствующий ГОСТ Р 6.30-97 и требованиям государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
  • Управление версиями. "1С: Архив" автоматически сохраняет все версии документа в процессе его редактирования. Нет необходимости создавать различные копии одного и того же документа по мере редактирования, система создаст их сама, к тому же впоследствии можно будет посмотреть, кем и какие изменения вносились в документ.
  • Выдача поручений и контроль исполнения. "1С: Архив" позволяет выдавать поручения, устанавливать исполнителей, контрольные сроки и приоритеты. Исполнители автоматически получают уведомление о поступлении новых поручений и могут просматривать все невыполненные поручения. Созданный документ можно прикрепить к поручению и отправить в дальнейшую обработку, например, на согласование.
  • Поиск документов. "1С: Архив" предоставляет широкие возможности поиска как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию документов (полнотекстовый поиск).
  • Интеграция с Windows. Для просмотра и редактирования документов "1С: Архив" взаимодействует с установленными на клиентских компьютерах приложениями, используя настроенные в Windows ассоциации файлов. В дополнение к этому можно определить свои ассоциации для документов нестандартного типа или установить различные ассоциации для выполнения различных операций с документами.

Безопасность и защита от несанкционированного доступа (НСД)

  • Проверка прав доступа. По данным статистики, основной урон от утечки информации возникает не из-за проникновения извне, а при несанкционированном доступе сотрудников организации. "1С: Архив" позволяет гибко настроить права доступа сотрудников к хранимой информации в соответствии с их компетенцией.
  • Протоколирование и аудит. "1С: Архив" автоматически заносит в журнал протоколов информацию о выполнении пользователями важных действий, связанных с модификацией информации, и доступе к защищенным данным. При работе в режиме администратора можно просматривать протоколы по отдельным пользователям, по объектам системы и по типам операций. Это очень надежный инструмент управления производственной дисциплиной сотрудников. Когда каждый исполнитель знает, что все его действия по работе с теми или иными документами протоколируются, то, соответственно, все эти действия выполняются более обдуманно и с большей ответственностью.

    В заключение хочется отметить следующие технологические тонкости.

    "1С: Архив" реализован в трехуровневой архитектуре клиент-сервер и предназначен для работы только в сетевом режиме. Клиентская часть "1С: Архива" выполнена в соответствии с технологией "тонкий" клиент, которая подразумевает минимизацию вычислений на стороне клиента и перенос их на более мощные серверные компьютеры. Таким образом происходит экономия ресурсов клиентских компьютеров и становится возможным использование системы на самом широком спектре вычислительной техники. Сервер "1С: Архива" аккумулирует в себе всю логику работы системы, взаимодействует с клиентскими приложениями и формирует запросы на SQL-сервер для получения нужных данных. Сервер реализован в многопоточной SMP архитектуре и обеспечивает симметричную, независимую обработку запросов различных пользователей. Несмотря на то что клиентская и серверная часть "1С: Архива" могут взаимодействовать друг с другом по сети Интернет, в комплект поставки включена дополнительная технология WebPortal, которая обеспечивает доступ пользователей к архивам документов с помощью обычного web-браузера на основе интеграции с MS IIS. Любой документ системы "1С: Архив" можно отправить по электронной почте (MAPI) или по 1С: Электронной почте.

    РЕЗЮМЕ. Контроль исполнения поручений, надежное хранение информации, оперативный доступ к нужным документам, разграничение доступа к информации, возможность удаленного доступа (Internet), интеграция с программами "1С: Предприятие" и другими приложениями - неполный перечень возможностей, предоставляемых "1С: Архивом". Нужно ли вам это?... Решение за вами, мы только предлагаем путь.



    Комментарии к статье. Напишите свой комментарий первым.

    Введите цифры на картинке